El error más común: el buzón de email
Cuando las empresas reciben la notificación de que deben implementar un canal de denuncias, la solución más inmediata que suelen adoptar es crear un buzón de correo electrónico como denuncias@empresa.com. Sin embargo, esta solución no cumple los requisitos de la Ley 2/2023.
Por qué el email no es suficiente
1. No garantiza el anonimato
El correo electrónico revela inevitablemente la dirección del remitente. Aunque el denunciante use una cuenta secundaria, los metadatos del mensaje pueden identificarle. La ley exige garantizar la confidencialidad o, si el denunciante lo desea, el anonimato completo.
2. No garantiza la gestión adecuada
La ley establece plazos estrictos: acuse de recibo en 7 días y respuesta en 3 meses. Un email puede perderse, ignorarse o ser gestionado por personal no capacitado sin que quede constancia.
3. No genera trazabilidad
El canal debe documentar toda la gestión de la denuncia. Un hilo de emails no ofrece la trazabilidad estructurada que exige la normativa.
La solución correcta
Un canal de denuncias legal debe ser un sistema específico con formulario anónimo, cifrado de extremo a extremo, gestor de plazos y registro de actuaciones. Veri Labo incluye un canal certificado conforme a la Ley 2/2023.